Bylaws and Policies

Reglement 8200

Règlement Relatif aux Finances d’Association représentative

1 Titre abrégé

  1. Le présent Règlement peut être désigné sous le nom de "Règlement des Finances d’Association Représentant des Étudiants".

2 Définitions

  1. Aux fins du présent règlement :
    1. Toutes les définitions de l'Article 3 du Règlement sur les Associations représentatives devront être lues dans l'article 2 de ce règlement ;
    2. "Frais d'adhésion à une Association Représentant des Étudiants" est toute cotisation qui est reconnue comme telle en vertu du présent règlement et inclut les frais d'adhésion de l'Association de la Faculté de l'Association et Frais Spéciaux de l’Association de la Faculté.
    3. "Frais d'adhésion à l’Association de la Faculté" est toute cotisation qui est reconnue comme telle en vertu de ce règlement ;
    4. "Frais spéciaux d’adhésion à l'Association de la Faculté" est une cotisation qui est reconnue comme telle en vertu de ce règlement ;
    5. "Cotisation de l’Association de la Faculté" se réfère aux "Frais d’Adhésion à l’Association de la Faculté " et/ou aux "Frais Spéciaux de l’Association de la Faculté", selon le contexte ;
    6. "Les Frais de Transferts de l’Association de Campus" seront tous les Frais de transfert qui sont reconnus comme tels en vertu de ce règlement ;
    7. "Frais d'adhésion de Faculté" sera toute cotisation qui est reconnue comme telle en vertu de ce règlement ;
    8. "États Financiers" sera un bilan comptable et bilan recettes/pertes.
    9. "Comptable" sera une personne ayant la désignation de CA, CMA, CGA ou telles que reconnues par les organismes comptables canadiens.

3 Délégation

  1. Toutes les décisions prises par l'Union des Étudiants requises par le présent règlement, qui ne sont pas réservées au Conseil des Étudiants lui-même, seront prises par le Comité d’Audit en collaboration avec :
    1. Le Vice-Président (Enseignement) sur les questions concernant les Associations fondées sur l’Enseignement ;
    2. Le Vice-Président (Vie étudiante) sur les questions concernant les Associations de Résidence ;
    3. Le Conseil des Étudiants sur des questions concernant les Associations pour lesquelles il a délégué son pouvoir.
  2. Discover Governance doit tenir un relevé de tous les frais d'adhésion obligatoires et des paiements de transfert.

4 Cotisations

  1. Aucune Association ne peut percevoir une cotisation obligatoire qui n'a pas été adoptée par un référendum.

5 Rapports

  1. Toutes les associations, à l'exception de celles qui sont une Société enregistrée en vertu de la Loi sur les Sociétés de l'Alberta, sont tenues de fournir un rapport trimestriel de leurs finances à l'Union des Étudiants dans un délai d'un mois après la fin de chaque trimestre.
  2. Ce rapport devra inclure :
    1. Les recettes et dépenses de l'Association tels que signalés dans le Code de Comptabilité de l’Association Représentante d’Étudiants de l'Union des Étudiants tenues dans un programme de Discover Governance ;
    2. Pour les Associations qui recueillent des Frais d'Adhésion à une Association Représentante d’Étudiants, Association de la faculté ou Paiements de Transfert de l’Association de Campus, la preuve de la conformité aux accords SU ;
    3. Pour les Associations qui recueillent des Frais d'Adhésion à une Association Représentante d’Étudiants, ou Paiements de Transfert de l’Association de Campus, la preuve de la conformité aux accords SU, le cas échéant ;
    4. Pour les associations qui recueillent des Frais d'Adhésion de la Faculté, la preuve de la recherche d'alternatives à la cotisation ;
    5. Pour les Associations qui recueillent des Frais d'Adhésion de la Faculté, une recommandation en ce qui concerne la continuation ou la résiliation des Frais d’Adhésion de la Faculté ; et
    6. Tout autre renseignement qui pourrait être demandé par le Comité d’Audit.
  3. Dans les deux semaines suivant la réception du rapport, le Comité d’Audit doit établir une demande de documentation vérifiant que les opérations ont été effectuées sur l'un des comptes en vertu du Code de Comptabilité de l’Association Représentante d’Étudiants de l'Union des Étudiants
  4. Le Comité d’Audit doit approuver le rapport dans les deux semaines de la détermination de la suffisance de la documentation.
  5. Si le Comité d’Audit détermine que la documentation est insuffisante, le Président du Comité d’Audit doit aviser Discover Governance et l’Association dans les 72 heures de cette détermination.
  6. Si une Association est une Société enregistrée en vertu de la Loi sur les Sociétés de l'Alberta, elle peut présenter des états financiers annuels dans les quatre mois suivant la fin de son exercice fiscal au lieu de rapport trimestriel
  7. Des irrégularités financières devront être immédiatement signalées par l'Association à l'Union des Étudiants.
  8. Le Comité d’Audit a le pouvoir de mener une enquête des finances ou des opérations d'une Association, ou de demander que l'Association présente les résultats d'un Audit au Comité.
  9. Aucun fonds recueillis par une cotisation obligatoire ne devra être versé à une Association jusqu'à ce que les fonds aient été reçus du Bureau du Greffier. Le Comité d’Audit de l'Union des Étudiants doit également approuver le versement pour ce semestre.
  10. Tous les fonds non versés de l'Association peuvent être versés par le SU en vertu de l’objet initial de la cotisation. Les fonds qui ne sont pas versés à ce titre sont conservés en fiducie par l'Union des Étudiants jusqu'à ce que l'Association ait fait preuve de responsabilité financière.
  11. Toutes les Associations doivent fournir leur budget annuel et les états financiers de Discover Governance dans les quatre mois suivant la fin de leur année financière.

6 Cotisation d'Association Représentante d’Étudiants : Objet et Admissibilité

  1. L’objet de la Cotisation d'une Association Représentante d’Étudiants est d'apporter un soutien financier pour le fonctionnement d'une Association, le cas échéant, y compris les droits d'adhésion à des organisations régionales ou nationales.
  2. L’objet des Frais Spéciaux de l'Association de la Faculté est de fournir un soutien financier aux initiatives ou projets spéciaux de l'Association et ne devront pas être utilisés dans le cadre du budget de fonctionnement d'une Association.
  3. Une Association a le droit de créer une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants.

7 Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants : Procédure de création

  1. L'Association consultera ses Associations Départementales et Associations Affiliées, si elles existent, en ce qui concerne la création et l'administration d'une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants. L'Association consultera ses membres, lors d’une Assemblée Générale, en ce qui concerne la création et l'administration d'une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants.
  2. L'Association devra informer l’Union des Étudiants avant le 15 novembre de l'année pour laquelle la cotisation doit être mise en œuvre, de son intention de créer une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants.
  3. L'Association présentera une proposition au Conseil des Étudiants avant le 15 décembre de l'année d’avant la mise en œuvre éventuelle de la cotisation. La proposition devra préciser les éléments suivants :
    1. L’objet de la cotisation ;
    2. Le montant par étudiant, par trimestre, de la cotisation ;
    3. La portée de l'adhésion de la cotisation ;
    4. Les dates auxquelles la cotisation devra commencer et cesser d'être collectée ;
    5. Le mécanisme de remboursement de la cotisation ;
    6. La répartition de la cotisation ;
    7. La surveillance financière de la cotisation ;
    8. La preuve de la consultation comme l'exige l'Article 7(1) de ce règlement ; et
    9. L’approbation de la cotisation par l'Association.
  4. Le Conseil des Étudiants doit approuver ou rejeter la proposition, pas moins de 30 jours avant le début du vote d’élections au sein du Conseil Exécutif et du Conseil d’Administration de l'année pour laquelle la cotisation doit être mise en place, ou dans les quatre semaines suivant la soumission de la proposition, si elle est postérieure. La proposition, telle qu’approuvée, régira la mise en œuvre et l'administration de la Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants.
  5. La Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants peut être mise en œuvre seulement si elle est approuvée par un référendum répondant aux conditions suivantes :
    1. Tous les membres de base de l'Association tel que défini par le Règlement concernant les Associations Représentantes d’Étudiants ont le droit de vote ;
    2. Un minimum de participation de vote de 15 % a été atteint ;
    3. Une majorité des voix exprimées sont en faveur de la rcotisation ; et
    4. Le référendum a été effectué conformément à la législation d’Association du Règlement de l’Union des Étudiants.
  6. L'Association devra confirmer les résultats du référendum et la conformité à l'Article 7(5) de ce règlement, à l'Union des Étudiants avant le 31 mars de l'année pour laquelle la cotisation doit être mise en œuvre.

8 Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants : Procédure de Modification

  1. La proposition, telle qu’approuvée par le Conseil des Étudiants en vertu de l'Article 7(4) de ce règlement, ne peut être modifiée que par l'accord conjoint du Conseil de l'Association et du Conseil des Étudiants. Les modifications ne devront pas entraîner d’augmentation de la durée ou du montant des Cotisations d'Association Représentante d’Étudiants.

9 Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants : Restrictions

  1. Pour une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants une proposition détaillée à l’Article 7(3) et approuvée en vertu de l'Article 7(4) du présent règlement sera soumise aux restrictions suivantes :
    1. La Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants Frais devra seulement être recueillie de la base des membres ;
    2. Pour les Associations de la Faculté, les membres de base classés comme 'hors campus' par le Bureau du Greffier peuvent être exempté de la Cotisation de l'Association de la Faculté ;
    3. La Cotisation de l’Association Représentante d’Étudiants devra être évaluée à un taux uniforme pour tous les membres de base ;
    4. La Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants devra commencer à être collectée à partir du 1er septembre de l'année pour laquelle la cotisation devra être mise en œuvre et devra cesser d'être collectée le 31 août de l'année pour laquelle la cotisation devra être résiliée ;
    5. La Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants sera collectée pour un terme qui ne dépasse pas cinq ans ; et
    6. La Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants disposera d'un mécanisme par lequel les membres qui sont philosophiquement opposés ou incapables de payer les frais seront remboursés.
  2. Pour une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants la proposition détaillée à l’Article 7(3) et approuvée en vertu de l'Article 7(4) de ce règlement devra encore être soumise aux restrictions suivantes :
    1. Si un Programme ou Association Départementale existe, alors une partie de la cotisation, en fonction de l'effectif ou d’une autre méthode satisfaisante pour le Conseil des Étudiants, devra être désignée pour les soutenir ; et
    2. Si des Associations Affiliées existent, une partie de la cotisation, fondée sur une méthode satisfaisante pour le Conseil des Étudiants, pourra leur être désignée.

10 Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants : Cessation

  1. Le Comité d’Audit garde le pouvoir de recommander au Conseil des Étudiants que la collecte de Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants cesse au début de l’année universitaire suivante, si :
    1. L'association requiert le statut de probation ;
    2. L'Association omet de déclarer, comme indiqué aux Articles 5(1) et 5(2), du présent Règlement ;
    3. Le Comité d’Audit n'est pas convaincu que les rapports soumis répondent aux exigences du présent Règlement ; ou
    4. Discover Governance détermine que le budget ou les états financiers rapportés ne reflètent pas l'allocation proposée au Conseil des Étudiants.
  2. Lors de la décomptabilisation d'une Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants, le Conseil des Étudiants devra soit mettre fin à la Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants ou permettre au successeur de l'Association d’également devenir le successeur de la Cotisation d’Association Représentante d’Étudiants.

11 Paiements de Transfert de l’Association de Campus : Généralités

  1. Le but d'un Paiement de transfert de l’Association de Campus est de fournir de l'aide financière pour l'exploitation de l’Association de Campus. Seule une Association de Campus est admissible à un Paiement de Transfert d'Association.
  2. Tous les membres de l'Association de Campus, tels que définis par le Règlement Concernant les Associations Représentantes d’Étudiants, devront avoir un pourcentage de leurs frais d'adhésion à l'Union des Étudiants transféré à l'Association de Campus et le reste conservé par l'Union des Étudiants.
  3. Le pourcentage de la Cotisation de l'Union des Étudiants transféré à l'Association de Campus est déterminé en divisant les dépenses nettes de Politique/Gouvernance de l'Union des Étudiants par les cotisations nettes collectées par l’Union des Étudiants ; puis en multipliant ce nombre par cent. Cent est alors soustrait de ce nombre.
  4. Le pourcentage de la cotisation de l'Union des Étudiants transféré à l'Association de Campus peut être recalculé sur l'accord mutuel de l'Association de Campus et de l'Union des Étudiants. Nonobstant, le terme entre les nouveaux calculs du pourcentage de la cotisation de l'Union de l'étudiant transféré à l'Association du Campus ne doit pas dépasser cinq ans.