Bylaws and Policies

Reglement 8100

Règlement Relatif aux Associations Représentant des Étudiants

1 Titre abrégé

  1. Le présent Règlement peut être désigné sous le nom de "Règlement d'Association Représentant des Étudiants".

2 Modifications

  1. Toute modification du présent Règlement doit être transmise à chaque Association.

3 Définitions

  1. Aux fins du présent Règlement :
    1. "Faculté" se réfèrera à une entité définie par le Conseil Général des Facultés de l'Université de l'Alberta en tant que faculté et dans laquelle les étudiants de premier cycle sont inscrits ;
    2. "Campus" se réfèrera au Campus Augustana et/ou Campus Saint-Jean, selon le contexte ;
    3. "Résidence" se réfèrera à un établissement résidentiel exploité par les Services de Résidence de l'Université de l'Alberta et dans lequel vivent les étudiants de premier cycle ;
    4. "Circonscription" se référera aux membres d'une Association ;
    5. "Association Représentant des Étudiants " se réfèrera à toute association d'étudiants de premier cycle qui représente une circonscription énumérable et définissable, à laquelle le Conseil des Étudiants délèguera exclusivement son autorité représentative ;
    6. "Association de la Faculté", se référera à toute association d'étudiants fondée sur des inscriptions dans une "faculté", qui est reconnue comme telle en vertu de ce règlement ;
    7. "Association de Campus" est une association d'étudiants, fondée sur des inscriptions à un "campus", qui est reconnue comme telle en vertu de ce règlement ;
    8. "Association de Résidence" est une association d'étudiants, fondée sur des inscriptions à une "résidence", qui est reconnue comme telle en vertu de ce règlement ;
    9. "Association" se réfèrera à une " Association Représentant des Étudiants" ;
    10. "Associations du Conseil de Faculté " se réfèrera au Conseil comme tel en vertu de ce règlement ;
    11. "Associations du Conseil de Résidence " se réfèrera au Conseil comme tel en vertu de ce règlement ;
    12. "Association Départementale" se réfèrera à toute association d'étudiants fondée sur des inscriptions dans un département universitaire ou un programme qui est reconnu comme tel en vertu du présent règlement et de la législation appropriée d'une "Association" ;
    13. "Association Affiliées", se réfèrera à toute association d'étudiants liée à une faculté, y compris des groupes fondés sur l'inscription à un programme comme tel en vertu du présent règlement et de la législation appropriée d'une "Association" ; et
    14. "Préoccupation Étudiante", se réfèrera à toute question qui touche spécifiquement les membres d'une Association.

4 Rôles et mandat

  1. L'Union des Étudiants est responsable de l’élaboration et de la gestion de tout Comité, Conseil ou Association d’Étudiant auquel elle souhaite déléguer son autorité représentative, comme indiqué dans la Loi sur l'Apprentissage Postsecondaire.
  2. Chaque faculté sera représentée par une et une seule Association de la Faculté, chaque campus sera représenté par une et une seule Association de Campus, chaque résidence sera représentée par une et une seule Association de Résidence et chaque Département sera représenté par une et une seule Association Départementale.
  3. Chaque Association de la Faculté, Association de Campus, Association de Résidence et Association Départementale est une Association représentant des Étudiants.
  4. Le mandat d'une association est d'agir au nom et pour le compte de sa circonscription. L'Association doit se conduire de façon transparente, ouverte, démocratique, crédible, responsable et financièrement prudente. Les rôles d'une association sont les suivants :
    1. Agir en tant que représentant officiel de ses membres quant aux préoccupations des Étudiants ;
    2. Fournir des services qui sont utiles à ses membres ; et
    3. Favoriser l'engagement de l'étudiant et un sentiment d’appartenance à la communauté au sein de sa circonscription.
  5. Une Association ne se mobilisera pas sur des causes en contradiction avec les mesures politiques de l’Union des Étudiants à moins d’en avoir au préalable fait une présentation au Conseil des Étudiants et d’en avoir reçu l'approbation.
  6. Le Conseil des Étudiants devra utiliser les procédures suivantes permettant aux Associations de Faculté de se mobiliser sur des questions en contradiction avec les mesures politiques de l'Union des Étudiants, qui incluront les étapes suivantes :
    1. Une motion approuvée par l’organisme de la plus haute instance régissant l'Association de la Faculté du lancement de la procédure officielle ; et
    2. Une réunion officielle avec le Vice-Président (Enseignement), et d'autres Exécutifs concernés, pour discuter de la mesure politique spécifique en question ; et
    3. Une présentation au Conseil des Étudiants avec, au minimum :
      1. La preuve d'une motion réussie en (a) ; et
      2. Un aperçu des besoins ressentis pour une dérive de la mesure politique ; et
      3. Un aperçu général des résolutions que l'Association de la Faculté défendra en contradiction avec la mesure politique ; et
      4. Une proposition de plébiscite des membres de l'Association de la Faculté.
    4. Le Conseil des Étudiants devra tenir compte de la présentation et de la proposition décrite en (c), lors de la réunion où elle sera présentée, et soit :
      1. Approuver le projet éventuel de plébiscite ; ou
      2. Demander des informations et présentation supplémentaires ; ou
      3. Rejeter la proposition.
    5. Si la proposition est approuvée par le Conseil des Étudiants, le projet de question de plébiscite sera adressé au Comité de Règlement afin que le texte finalisé soit approuvé dans les 30 jours.
    6. Le plébiscite sera mis aux voix des membres de l'Association de la Faculté, à un moment choisi par l'Association de la Faculté, au cours d'une des trois périodes d'élection de l’Union des Étudiants.
      1. Si l'Association de la Faculté juge le plébiscite urgent, une exception spéciale à (f) sera autorisée et le Directeur de Scrutin et l'Association de la Faculté se prononceront sur un calendrier approprié.
      2. Le coût d'un tel plébiscite supplémentaire sera partagé à part égale par l'Union des Étudiants et l'Association de la Faculté.
    7. Le plébiscite sera organisé par le Bureau des Élections de l'Union des Étudiants et devra respecter les règles pour les plébiscites dont il est question dans le Règlement 2200, le cas échéant. Le cadre de travail d'un plébiscite, comme prévu dans le Règlement 2200 sera également appliqué à l’élection partielle d’automne ou l’Élection du Conseil des Étudiants, à cette fin seulement.
    8. Le plébiscite sera seulement déclaré valable et victorieux si les conditions suivantes sont remplies :
      1. Tous les membres de base de l'association ont le droit de vote ; et
      2. Un minimum de 15 % de participation est atteint ; et
      3. La majorité des votes est exprimée en faveur de la dérive de la mesure politique.
    9. À la suite d'un plébiscite valable et réussi l'Association de la Faculté fournira au Conseil des Étudiants une présentation de ces résultats.
    10. Le Conseil des Étudiants devra tenir compte de la présentation, y compris les résultats du plébiscite, et :
      1. Approuver la dérive de la mesure politique ; ou
      2. Rejeter la dérive de la mesure politique.
    11. Si la dérive de la mesure politique est approuvée par le Conseil des Étudiants, l'Association de la Faculté devra être en mesure de défendre les questions en contradiction avec la mesure politique en question fondée sur les résolutions de l’Article 6(c)(iii).
    12. La motion approuvée entrera en vigueur pour une (1) année civile et le Conseil des Étudiants sera autorisé à prolonger l'approbation pour au maximum une (1) autre année civile sans avoir à répéter le processus décrit à l’Article 6.
    13. Après l'approbation de la dérive, les représentants de l'Association de la Faculté se réuniront avec Discover Governance et les Exécutifs de l'Union des Étudiants pour discuter des stratégies.
    14. En ce qui a trait à ce processus, l'Association de la Faculté ne doit pas être punie ou réprimandée de toute autre manière par l'Union des Étudiants, tant que ce processus et ses résultats sont respectés.
  7. Le Conseil de l’Association de la Faculté est un organisme consultatif de l'Union des Étudiants sur les préoccupations de l'étudiant et s'engage à :
    1. Favoriser la communication et la collaboration entre Associations ; et
    2. Fournir un canal de communication avec l'Union des Étudiants.
  8. La composition du vote de la Direction du Conseil d’Association de la Faculté sera d’un représentant pour chacune des Associations et de l'Union des Étudiants. La participation au vote de la composition non-votante des membres du Conseil d’Association de la Faculté sera déterminée par le Conseil d’Association de la Faculté. Les réunions du Conseil d’Association de la Faculté seront présidées conformément aux consignes permanentes pertinentes.
  9. Le Conseil des Associations de Résidence de l'Université de l'Alberta est un organe consultatif de l'Union des Étudiants sur les préoccupations de l'étudiant et s'engage à :
    1. Favoriser la communication et la collaboration entre les Associations ; et
    2. Fournir un canal de communication avec l'Union des Étudiants.
  10. La composition de vote du Conseil des Associations de Résidence devra être en conformité avec les Termes de Référence du Conseil des Associations de Résidence de l'Université de l'Alberta

5 Membres

  1. Les membres de base :
    1. D'une Association de la Faculté seront définis comme tous les étudiants de premier cycle inscrits à la faculté représentée par l'Association de la Faculté ;
    2. D'une Association de Campus seront définis comme tous les étudiants de premier cycle inscrits dans une faculté située sur le campus représentés par l'Association de Campus ;
    3. D'une Association de Résidence seront définis comme tous les étudiants de premier cycle qui habitent à la résidence représentée par l'Association de Résidence ;
    4. D'une Association Départementale seront définis comme tous les étudiants de premier cycle inscrits à un majeur, mineur, ou un programme d'étude dans ce département ou programme.
    5. De toute autre Association représentant des Étudiants devront être approuvés par le Conseil des Associations des Étudiants à la création de l'Association.
  2. L'adhésion à une Association peut être définie par des critères convenus par le Conseil des Étudiants et l'Association. À défaut d'accord en place, les membres d'une association seront égaux à la base des membres de l'Association.
  3. Une Association peut créer des catégories de membres fondée sur des critères raisonnables tels que le programme d'études, l'année d'étude, ou le niveau de cotisations payées.
  4. Les membres d'une Association ont les droits suivants :
    1. De démissionner en en notifiant l'Association ;
    2. De rétablir son adhésion en en notifiant l'Association ;
    3. Que chacun se voit attribuer les mêmes droits de vote dans l'Association à une Assemblée Générale, à un référendum ou plébiscite, et à une élection pour ses agents ;
    4. Que chacun se voit attribuer les mêmes droits de vote dans l'Association qu’un membre d’une catégorie à une élection de représentant de cette catégorie ; et
    5. Que chacun se voit attribuer les mêmes droits d’accès aux services et d'événements que tout autre membre de la même catégorie de l'Association.

6 Délégation

  1. Toutes les décisions prises par l'Union des Étudiants requises par le présent règlement devront être prises par le Vice-Président (Enseignement) en consultation avec Discover Governance, le Directeur des Services de Groupe d'Étudiants et ce qui suit :
    1. Le Vice-Président de la Vie Étudiante, Doyen des Étudiants et Services de Résidences sur toutes les questions relatives aux Associations de Résidence ;
    2. Le Directeur de Scrutin sur toutes les questions relatives aux Associations d’élections, de référendums et plébiscites ;
    3. Le Président de la Commission d’Audit sur toutes les questions relatives à l'Association Finance ;
    4. Le Doyen des Étudiants et le Doyen de l'ensemble des Facultés concernées sur toutes les questions relatives à la reconnaissance de l'Association, la probation ou la Décomptabilisation ; et
    5. Le Conseil des Étudiants sur les questions relatives à toutes les autres Associations auxquelles il a délégué son pouvoir de représentantation.
  2. Discover Governance devra tenir un relevé des Associations Représentant des Étudiants, leur statut, et toute modification de la qualification pour les membres.
  3. Les Associations départementales peuvent être une autorité déléguée par l'Union des Étudiants, par le biais des Associations de la Faculté, pour être les représentants officiels des Étudiants pour leur département ou programme, ainsi que pour remplir les rôles de mobilisateurs et de promoteurs de la collectivité.
  4. Une Association de la Faculté sera responsable de la supervision de toutes les Associations Départementales, Associations Affiliées, ou autres sous-groupes au sein de sa circonscription qu'elle reconnaît comme étant représentative par nature. L'Association exercera cette surveillance d'une manière qui respecte les principes de base de la relation entre l'Union des Étudiants et les Associations, en particulier :
    1. L'Association aura le pouvoir de reconnaître, de décomptabiliser ou de placer en probation les groupes susmentionnés ;
    2. L'Association devra assurer la cohérence des lignes de communication avec les groupes précités, à la fois individuellement et collectivement ;
    3. Les décisions de l'Association relatives aux groupes précités peuvent faire l'objet d'un appel auprès de l'Union des Étudiants ; et
    4. L'Union des Étudiants se réserve le pouvoir d'imposer des frais obligatoires à l'ensemble des étudiants ou à tout paragraphe du présent document.
  5. Une Association devra tenir un relevé de ses Associations Départementales, Associations Affiliées, et d'autres sous-groupes, s’il y a lieu, qui devra être fourni à ses membres et/ou à l'Union des Étudiants sur demande.

7 Décomptabilisation

  1. L'Union des Étudiants devra lancer une enquête de probation sur l'Association qui n'est plus un groupe d'étudiants.
  2. L'Union des Étudiants peut décomptabiliser une Association, laissant ainsi une circonscription non représentée, si :
    1. L'Association demande sa décomptabilisation ;
    2. Une majorité des étudiants de l'Association présentent une requête de décomptabilisation ;
    3. Une Association est reconnue comme étant en violation flagrante de ses conditions de probation ;
    4. Une Association en probation ne respecte pas ses conditions de probation dans les délais prévus à l'Article 9(4) ; ou
    5. Une Association est reconnue comme étant dans une situation de négligence quant à sa responsabilité fiduciaire.
  3. Au cours de la période d'une circonscription non représentée, l'Union des Étudiants devra assumer la responsabilité des affaires de la circonscription.
  4. Lors de la décomptabilisation d'une Association de la Faculté, Association de Campus ou l'Association de Résidence :
    1. L'Union des Étudiants reconnaitra une nouvelle Association en situation de probation après deux semaines civiles et avant la fin de deux mois civils ;
    2. Les actifs seront supportés par l'Union des Étudiants et détenus en fiducie pour la prochaine Association reconnue pour cette Faculté, Campus, ou Résidence.

8 Reconnaissance

  1. Le Conseil des Étudiants peut choisir de déléguer son autorité représentative à toute Association d'Étudiant qui souhaite défendre sa composition devant l'université ou l'Union des Étudiants, à condition que :
    1. L'association des Étudiants représente une circonscription énumérable et définissable.
    2. L'association des Étudiants possède une législation et des procédures qui sont conformes au Règlement concernant les Associations Représentant des Étudiants de l'Union des Étudiants ;
  2. Le statut officiel de groupe étudiant n'est pas une condition nécessaire pour être reconnu comme une Association Représentant des Étudiants.
  3. Pour être reconnue comme une Association Départementale, ladite Association devra se conformer au Règlement de l’Union des Étudiants concernant les Associations et leur législation des Associations de la Faculté.

9 Probation

  1. Toutes les décisions prises relatives au statut d'une association doivent inclure une enquête approfondie, consultation, transparence et adhésion aux principes de justice naturelle.
  2. L'Union des Étudiants peut reconnaître une Association comme ayant le statut probatoire si :
    1. De nombreuses questions importantes, y compris mais sans limiter la généralité de ce qui précède : fausse déclaration financière, infractions constitutionnelles, infractions présumées au Code de Conduite des Étudiants, ou manquement à respecter les normes de base de la responsabilité démocratique ou administrative et la transparence financière, découlent de la procédure de reconnaissance annuelle ;
    2. L'Association demande une probation ; ou
    3. Quinze pour cent (15 %) ou plus des membres que l'Association représente pétitionnent pour la probation, sous réserve de ratification par le Conseil des Étudiants à la condition que la pétition soit jugée représentative des membres, et non une niche d'intérêt.
  3. L'Union des Étudiants et l'Association, ayant un statut de probation, s'engageront à signer des conditions de probation, qui régissent l'Association alors qu'elle conserve son statut de probation.
  4. Après trois mois civils et avant une année civile d'une association reconnue comme ayant le statut de probation, l'Union des Étudiants devra :
    1. Reconnaître que l’association n'a plus le statut de probation et n’est plus assujettie aux conditions de probation, si l'Association a rempli ses conditions de probation ;
    2. Prolonger la période de probation d'une association pour un maximum de six mois, si toutes les parties à la condition de probation consentent à l'extension ou si l'Union des Étudiants a des raisons de croire que les conditions de probation seront atteintes au cours de la période de prorogation ; ou
    3. Décomptabiliser l'Association, si les conditions de probation ne sont pas atteintes et l'Union des Étudiants n'a aucune raison de croire que les conditions de probation seront atteintes au cours de la période de prorogation.

10 Législation

  1. Une association doit avoir une législation, conformément aux exigences de règlement de l'Union des Étudiants, précisant, au minimum :
    1. Le nom officiel de l'Association ;
    2. Le mandat de l'Association ;
    3. La composition, les catégories de membres, et les droits des membres de l'Association ;
    4. La procédure d'adoption, de modification et d’annulation de sa législation ;
    5. La procédure d'adoption, de modification et d'annulation de ses politiques et/ou procédures ;
    6. Le processus de lancement d'une Assemblée Générale ;
    7. Les pouvoirs et responsabilités de chacun de ses agents ;
    8. Les pouvoirs et responsabilités de chacun de ses conseils, commissions et/ou comités ;
    9. Les droits, privilèges et responsabilités, individuellement et collectivement, de ses Associations Départementales et Associations Affiliées ;
    10. Le mode de sélection de ses dirigeants et la manière d'élimination de ses dirigeants ;
    11. La manière dont les élections, le cas échéant, doivent être effectuées ;
    12. La manière dont les finances et biens sont gérés, y compris les processus de budgétisation et d'audit ;
    13. La description des procédures de transition annuelle de ses Exécutifs et du Conseil des officiers.

11 Manuel de procédure

  1. Une association peut adopter des procédures, conformément aux exigences du règlement de l'Union des Étudiants et à la législation des Associations, qui contribuent à rendre opérationnelle leur législation.

12 Rapports

  1. Chaque année, une Association de Faculté, Campus ou Résidence devra fournir à l'Union des Étudiants :

Un relevé de ses Associations Départementales, Associations Affiliées, et autres sous-groupes auxquels elle a délégué son pouvoir de représentantation ;

    1. Un document confirmant le choix légitime des agents de l'Association et leurs coordonnées ;
    2. Des déclarations relatives aux anticipations signées par chacun des agents de l'Association sur leurs responsabilités de mandat en vertu des SU et Règlements d'Association ;
    3. La confirmation que l'Association est en conformité avec la politique de l'Université concernant les Conseils de la Faculté, Conseils Départementaux, Comités d'Examen et de Sélection du Dean, et Comités d'Examen et de Sélection du Président ;
    4. Un aperçu des objectifs organisationnels et financiers ; et
    5. Les rapports financiers, tel que décrits dans le Règlement concernant les Finances de l'Association Représentant des Étudiants.
  1. Les Associations Départementales devront fournir leurs rapports de l'Association de la Faculté comme spécifié dans cette législation des Associations de la Faculté.

13 Structure de Gouvernance

  1. Une association doit adopter une structure de gouvernance qui répond à ce qui suit :
    1. Le projet de loi est adopté, modifié ou annulé par :
      1. Une Assemblée Générale qui se réunit au moins une fois par semestre d'automne et d'hiver ; ou
      2. Un conseil qui se réunit au moins deux fois par semestre d'automne et d'hiver où une Assemblée générale peut annuler l'adoption, la modification ou l'annulation.
    2. La politique et la procédure sont adoptées, modifiées, ou annulées par :
      1. Un conseil qui se réunit au moins deux fois par semestre d'automne et d'hiver ; ou
      2. Un comité exécutif ou un Conseil d’Administration qui se réunit au moins une fois par mois au cours de chaque semestre d'automne et d'hiver où un conseil peut annuler l'adoption, la modification ou l'annulation.
    3. Les membres de l'Exécutif et du Conseil d’Administration, selon le cas, de l'Association sont tenus de rendre compte et peuvent être destituer par :
      1. Une Assemblée Générale qui se réunit au moins une fois par semestre d'automne et d'hiver ;
      2. Un conseil qui se réunit au moins deux fois par semestre d'automne et d'hiver ; ou
      3. Un autre mécanisme convenu par l'Union des Étudiants.
    4. Les procès-verbaux des Conseil, Comité Exécutif ou d'Administration et assemblées générales sont accessibles au public ;
    5. Les états financiers sont disponibles aux membres ;
    6. Élections, référendums et plébiscites, le cas échéant, sont menés par le Directeur de Scrutin d’une Association qui agit en toute indépendance par rapport aux autres organismes de l'Association.
      1. Une Association aura le droit d'utiliser les membres Exécutif de l'Union des Étudiants ou le Conseiller des bureaux de vote pour membres, et le bulletin électronique pour les membres de la base, pour voter en vue de l'élection de tels postes et voter sur de tels plébiscites et/ou référendums nécessaires par cette association.